Des blogs pour gérer l’information ?

Après avoir été les jounaux intimes numériques des adolescents, les blogs se découvrent une seconde carrière en entreprise, comme outils de partage et d’échange de savoirs et savoir-faire. Ils présentent l’avantage de pouvoir organiser, structurer et regrouper des informations.

Accès direct à l’essentiel

Leur principal avantage, c’est que l’information s’affiche directement dans le navigateur (mise en surbrillance possible des mots clés saisis dans le champ de recherche). Il n’est donc pas nécessaire de télécharger un fichier, l’ouvrir sur son ordinateur avec un logiciel et le parcourir. C’est tout bête, mais ca évite des clics et des manipulations chronophages (durée de téléchargement, choix du dossier pour l’enregistrer, ai-je le bon logiciel pour lire ce document ?, recherche du passage intéressant...). Sans parler de la duplication de fichiers que cela engendre puisque chacun télécharge le fichier sur son disque dur... (Où est la dernière version ??)

Il reste cependant possible de joindre des fichiers aux articles ou "billets" postés. Mais l’habitude d’écrire directement dans l’éditeur de texte en ligne vient assez vite.

Des dossiers virtuels multiples...

Le système des tags permet de classer un article dans des dossiers virtuels multiples, contrairement au dossier unique du serveur de fichiers partagés. Là, le fichier ne peut être que dans un seul dossier (a-t-on tous la même logique de classement ?...), alors que dans un blog, les tags sont autant de "boites" permettant de regrouper des articles...

Il existe aussi des plug-ins pour les logiciels de blogs les plus connus (WordPress, DotClear par exemple) permettant d’afficher un "nuage de tags" (voir ci dessous). C’est une liste des tags dont la taille et la couleur de chaque mot est représentative de sa fréquence d’utilisation dans les articles. Plus un mot est gros et foncé, plus le nombre d’articles taggués avec ce mot est important. C’est une autre façon de naviguer dans les articles. Un clic sur un tag affiche la liste des articles. C’est un peu comme si on ouvrait un dossier virtuel...

Les blogs sont bien plus souples que la plupart des logiciels de GED, qui imposent un dossier pour un fichier, partant du principe que ce dernier ne peut-être qu’à un seul endroit. Si c’est vrai de son emplacement "physique", c’est très réducteur d’un point de vue ergonomique. De plus les logiciels de GED (Alfresco en Open Source par exemple) demandent de saisir un nombre important de meta-données lors de l’upload d’un fichier. C’est très chronophage... pour un retour sur investissement discutable... Rappelons en effet que la vraie finalité, ce n’est pas de stocker pour stocker, mais stocker pour transmettre et partager.

Conclusion

En définitive, les blogs sont d’excellents outils en entreprises pour conserver et partager l’information structurée. Ils sont plus efficaces (recherche facile et rapide) et plus ergonomiques (tags, affichage direct du contenu) que des logiciels de GED. Qui plus est, ils sont gratuits et simples à paramétrer...